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天津科技史志工作流程剖析
发布时间:2009-03-17 10:05 来源: 分享:

  天津科技史志工作流程剖析

  赵淑萍

  根据天津市人民政府2007第16号文件精神和天津市地方志办公室关于《天津通志》第二轮编修工作规划的工作安排, “二轮天津科学技术志”被确定为第一批完成单位,2008年完成编纂工作。市科委领导对文件做了很具体的批示,要求安排科技史志专项经费予以支持并要求天津市科技史志编修办公室(以下简称科技史志办)制定工作方案。目前科技史志办正在按市地方志办的要求进行二轮科技志编修工作。“天津科学技术志(1991~2005)”,计划在2008年完成编纂工作,全书预计140万字。

  一、前期工作基础

  2005年1月19日,市科委召开“天津市科技志、鉴工作会”,全市100多个企事业单位的科技负责人参加了会议。此次会议对第二轮修志工作产生了深远的影响,会后不少单位积极组织落实。1月25日市科委又下发了津科办2005第015号文件,科技志编修工作在天津市全面铺开。科技志与其他行业志比较有自身的一些特点,其最大的不同点在于科学技术渗透到了各行各业的方方面面,科技志稿的征稿范围已经超出了科委本系统的行政管理范围,科技志稿件的组织工作面临很大的难度。

  市科委本着全面铺开,重点落实的原则,首先向全市400多个单位发出了续志文件,然后又从中选择了120个单位做为续志工作重点单位。这些单位涉及有关局(工业集团公司)、高等院校、科研院所、区县科委等等。科技史志办将这些重点单位分为两部分,一部分侧重于承担组稿工作,另一部分则是侧重于承担供稿工作。科技史志办与他们不断沟通、不断督促。

  自2005年初至今,市科委召开全市规模的专题培训会3次,科技史志办与各撰稿单位联合组织讲座、讨论会等共20余次,印发有关文件和交流资料上千份,涉及相关人员近600人次。

  二、续志工作进展

  二轮修志工作伊始,天津科技史志办首先形成的科技志征稿目录随续志文件一起下发,要求各单位各部门以征稿目录作为参考,从本单位本部门的实际工作出发,提出自己的篇目设置,然后依据自己制定的篇目,形成稿件报送科技史志办。

  目前科技史志办根据两年组稿工作形成的经验,正在对篇目进行不断的调整。

  目前全书的征稿工作正处于关键时期。依据目前十五个篇、140万字的计划,书前设有彩页、序言、凡例、综述、大事记。书后设有附录、人物传记、索引、总纂后记,前后两个部分小计约20万字。其余120万字,全书共计15个篇,平均每篇约8万字。

  第一篇基础科学篇,其中计划增加海洋科学和生命科学的内容;第二篇计划安排工业科技篇内容;第三篇能源科技、第四篇材料科技、第五篇电子信息与计算机技术等,都是此次续志的特色。考虑到环境保护的重要性,此次续志,计划将它独立成篇,设为环境科技篇;对分散在工业、农业、城建科技中的水资源利用问题,我们计划要进行集中处理,独立成篇,列为水资源开发利用篇。区县科技作为此次续志的新增内容,将独立列为区县科技篇。

  目前有几个部分的征稿工作和编辑工作进展情况较好,包括:一般工业科技、农业科技、医药卫生科技、城市建设科技、交通邮电科技、综合科技服务、区县科技,共计七篇。

  篇目设计作为科技志的顶层设计,要具有科学性和创新性,篇目设计的质量将对科技志全书的整体水平产生影响。

  目前由于科技志的组稿工作遇到了重重困难,比如环境科技篇、基础科学篇等,都对全书的篇目设计产生了影响。

  三、续志工作的逐步推进

  截止目前,科技志的组稿工作完成了接近50%,其中有1/3的稿件比较优良。120个重点修志单位中已经有72个单位按照文件的要求,按时写出了续志初稿,其余的近50个重点单位没有按时完成工作,目前科技史志办正在逐步推进,其中有部分单位已经承诺要尽快落实。

  目前科技志的来稿字数和已经初步成形的篇数(一般工业、农业、医药卫生、城市建设、交通邮电、综合科技服务、区县科技共计七篇)来衡量目前的工作进度,可以认为,基本达到计划要求。但通过对志稿的进一步分析可以看出,这已经完成的50%的志稿内容中,需要修改和补充的工作量还是很大的。

  而那些还没有完成的、剩余的50%的志稿工作量,都是我们已经努力了两年半都无法推动的重点和难点,都是技术含量高、科技成果多的单位。我们面临的任务还非常艰巨。

  我们的组稿进程可以分为三个个阶段:

  第一个阶段:依靠文件推进修志工作阶段。在这个过程中,师范大学、科技大学、市政局、规划局、铁三院等大部分对修志工作给予了大力支持;

  第二个阶段:在2007年3月8日以后,依据市政府续志文件和和市科委领导的批示精神推进续志工作的阶段。如水利局、药物研究院、航道局、交通部天津水运工程科学研究所等的续志工作在这一阶段得以落实;

  第三个阶段:合同契约制。分析目前科技史志工作面临的新形势,预计在今年年底左右,修志工作有可能向合同契约制阶段过渡。为了以最大的力度推进那些两年来由于种种原因无法配合续志工作的单位在最后的阶段能够完成志稿撰写任务,科技史志办拟与撰稿单位建立合同契约,按合同规定保证修志进度。

  为了弥补组稿进度慢对续志整体工作带来的影响,科技史志办目前正在对工作流程进行了调整。比如:电力科技章、船舶工业科技章、冶金技术章、电子仪表科技章现在已经进入分纂阶段,为推进工作进度,在主编介入分纂工作的同时,已经提请行业技术专家审读,提前进入初审程序。目前,在征稿工作艰难进展的同时,为保证全书整体进度,减轻总纂后期的工作压力,科技志书前综述和书后人物传记编纂工作已经启动。

  四、科技史志工作流程优化

  继2004年创刊《天津科技年鉴》后,2005年又启动续志工作,两项工作齐头并进,使科技史志办面临很大的工作压力。对科技史志工作流程进行分析和调整,成为搞好科技史志工作的关键。科技史志办的主要业务工作包括如下几个方面:

  1、科技志鉴培训工作。为提高撰稿人对科技志鉴工作的理解和编写为保证来稿质量伴随科技志征稿工作的始终;

  2、科技年鉴和科技志的编纂工作。年鉴编辑组和科技志编辑组既相互独立又相互关联,在发送通知,组织活动,对稿件进行终审等环节两项工作相互关联,而在分纂环节两项工作相互独立(见图3);

  3、科技志鉴编纂理论的研究工作。科技志鉴编纂理论的研究工作是进行科技志鉴编纂的基础性工作,科技史志办一直注重用科技志鉴编纂理论引导和支撑科技志鉴工作的开展;

  4、加强外部交流和改善内部管理工作。在中国地方志指导小组、天津市地方志办公室和市科委的领导下,科技史志办正在积极主动的开展工作;在参与全国地方科技史志研究会的业务交流中,与各省市科技史志办公室建立了良好的业务关系,创造了良好的外部环境;同时科技史志办不断加强内部工作的规范化,如编写部门大事记、建立文书档案和业务档案,做好有关信息设施的升级和维护等。

  科技志编纂工作在不同的时期有不同的特点,但工作强度呈不断上升的趋势。续志初期主要是发送文件和组织培训,工作强度偏小,后期培训工作量缓解,但组稿和分篇编辑的难度逐步增加。2005年,续志工作启动后,科技史志编辑和科技年鉴编辑是由一套人马同时兼顾,这种情况在2005年上半年还能应付,到2005年的下半年就出现了志鉴工作无法兼顾的局面。

  科技史志办依据经验不断的关注对整体工作流程扰动较大的关键环节,并采取相应的措施进行调整,使整体工作进程得到推动。

  五、效果评价

  对科技志鉴工作流程的优化,是观念重建和组织重建的重要体现,通过对整个工作流程的分析和识别,科技史志办对科技志编纂流程的重点环节进行了优化和改进,把所有的编纂环节联结成一个工作链,甚至要把每一个编辑作为角色人物,考虑特长和性格特点与这条工作链紧密结合成为一个整体。

  科技史志办依据对自身工作流程的分析、对人员的分析、甚至是对设备的升级来挖掘史志办潜在的能力从而实现推进修志进度的目的,可以说收到了很好的成效。

  当然,要保证科技志鉴的出版质量,加快整体工作进度,只针对编辑流程进行具体问题具体分析是远远不够的。科技志鉴编纂工作置身于天津市科技工作的整体大环境下,置身于天津整体修志工作的大环境下,关注内部工作流程的同时还必须关注外在因素带来的影响。

  为了进一步拓宽工作渠道,在更大范围内获取支持,推进科技志工作进度,2007年6月21日,市科委和市地方志办联合召开了二轮科技志编修工作协调会,科技史志办公室向与会领导汇报了二轮科技志编修工作的进展情况,市地方志办和市科委领导对科技志编修工作中存在的问题提出了具体的指导性意见和建议。目前科技史志办在市地方志办和市科委的领导下,正在积极努力的开展工作。

 
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